ご無沙汰してます。佐藤です。
コロナ禍をいかがお過ごしでしょうか？
コロナ疲れ、リモート疲れも一周し、慣れてきた感じでしょうか？
当社のある池袋駅周辺では、マスクしていることを除けば、ほぼコロナ前と同じ景色になってきたように思います。
とはいえ、仕事の方はどうかというと、対面での会議はまだ少なく、WEB会議を一日中行っているような感じで、不要な会議までどんどん増えているように思います。
WEB会議が増えていく中で、今一度会議の目的を意識し、見直しする機会が必要だと感じたので、
今回は会議をテーマにしてみました。
そもそも、WEB、対面に関わらず、何のために会議を行うのか、みなさんは意識されておりますでしょうか？
○○に△△を報告が行いたい。
○○に××について相談がしたい。
○○に□□の提案がしたい。
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さまざまな目的があると思いますが、何となく会議に参加している人、多くないですか？
・何をやるのかわからないけど、呼ばれたのでとりあえず参加してる人、いませんか？
・会議中一言もしゃべらない人、いませんか？
・会議中に、他のことやっている人、いませんか？
このような人がいる（もしくは、自分が当てはまる）場合は、ぜひ、会議自体の見直しを行ってみて下さい。
効率的な会議になっていないのであれば、そもそも目的を果たす場は会議で無くても良いかも知れません。
会議体を見直すにあたっては、まずは下記について考えてみると良いです。
①誰が主催者か？
〇〇課長、〇〇部長 など
②会議のアウトプットは何か？
課題の共通認識
○○の稟議を通す
〇〇について解決策を、方針を出す など
③参加者は誰が妥当か？
検討するにあたって必要な人は誰か
この人に知っていて欲しい など
参加者に明確に会議の目的を伝えていないと、何を求められているのか、ゴールが何かわからず、内職などを行う人や、ただ聞いているだけの人が多くなると思います。
ただ認識を持って欲しいだけであれば、会議に参加してもらわなくても、資料の共有や会議の議事録、録画などを渡せば済むケースがほとんどです。
対面式であれば、話を聞いていないことや内職を行っていることは一目瞭然でしたが、
WEB会議では、ただただ参加しているだけの人が増えているように思います。
特にWEB会議では、目的を持って、それを周知し、なるべく少人数で行うようにすれば
有意義な会議へと変わっていくと思います。
みなさん、意識してみて下さい。
