コロナが落ち着き対面での打合せも増えてきましたが、
場所をそれほど選ばず実施できるWeb打合せも引き続きある中、
「打合せを行うこと、それ自体が目的化」してしまっていると改めて感じたので、
私が主催者として打合せを行うにあたって大事にしているポイントを書こうと思います。
１．目的を明確にする
まずは「何のために」その打合せを行うのか？の目的を明確にします。
これが明確でないと、そもそも打合せが必要無いこと（メールやチャットの連絡で済むこと）や、
タイミング、参加者の選定が曖昧になります。
打合せは仕事の進め方の一つでしかないので、
当然のことながら、目的（ゴール設定）や必要性（打合せを行わなければならない理由の明確化）
について事前に考えておかなければなりませんし、
少しでも目的に近づかなければそもそも意味がありません。
私は目的を明確にしたら最低限の必達目標も定めます。
目的に対しOKでもNGでも継続検討でも「ここまでは必ず進める」という目標を課すことも重要だと思います。
２．目的に資する簡潔な資料
決めたいこと、伝えたいことなど目的が明確になったら、
それに到達するために必要で簡潔な資料作成を行います。
伝えたいという想いが強ければ強いほど、資料作成にもつい力が入ってしまいますが、
「簡潔」を心掛けることによってより自身の考えが明瞭になります。
目的達成に不要な形容や蛇足を排しておくことも事前の準備として重要だと考えます。
また私は過去資料や設計書などの引用もよく行います。
あくまで目的達成が主で資料はそのためのツール（従）でしかありません。
ツールが目的とならないことも心掛けているポイントです。
３．事前準備をしっかりと
目的が明確で説明資料も簡潔でとても要領を得ているモノでも、
「あー、ぶっつけで臨んだんだな」と思う打合せがしばしば見受けられます。
私が特に気を付けて実施する事前準備を紹介します。
１）キーマンとのすり合わせ
主に決裁権者など仕事を進める上で必要な事柄を「決める」ことができる方、
またその決裁権者に「決めさせる」ことを促す立場の方などのキーマンに対し、
事前にすり合わせ・根回しを実施します。
キーマンから意見をいただければ、より目的を明確にまた最低限の必達地点を延ばすことにも繋がり、
資料や説明の仕方などに反映することで、打合せ本番をスムーズに進めることも可能になります。
また打合せ本番で思わぬちゃぶ台返しなどで進捗０やマイナスに陥ることも避けられます。
２）進行、プレゼンの練習
展開資料は簡潔にすることが無駄な発散を抑え有効な打合せ実施への最適ツールだと思いますが、
経緯や補足説明、想定質問への回答など進行に必要な内容、手元メモはどれだけ準備しても良いと思います。
準備をすればするほど脳内シミュレーションを重ねることにもなります。
また打合せ本番を見据え台本を作っていたこともありますし、鏡の前で声に出して練習したこともあります。
４．打合せ本番と振り返り
準備が十全に行われていれば本番は実施するのみです。
合意事項などゴール設定に沿ったポイントを明確にした冷静な進行を心掛ければよいと思います。
本番で重要なことは終盤の振り返り時です。
合意事項の確認（念押し）はもとより、うまく合意点に至らなかった場合にも
次回の打ち合わせにつなげていく、という姿勢でいることが大切です。
そのためにも本番時の論点整理も含めた振り返りを最重要視した時間配分を心掛けましょう。
以上が私が特に重要だと思っているポイントです。
打合せは他者の時間も制約する仕事の仕方です。
効率的で有意義な打合せ実施を心掛けましょう。
以上です。
