久しぶりの投稿になります。
前回の投稿からだいぶ時間が空き、私自身にもいろいろな変化がありました。
特に、新しい案件とリモートワークの開始によって考える機会が増えた「伝え方」について今回は書こうと思います。
コロナの影響もあり、私もリモートワークを行いました。
業務上の都合もあり、チャットやメールといった文章で情報連携や相談を行わなければならない場面が多くなりました。
ただ文章を書くだけでは、なかなか思った通りには伝わらず、相手とのやり取りが多く発生してしまうことがあります。
チャットならまだいいのですが、メールだとリアルタイムというわけにもいかず、それだけで数日必要になってしまうこともあります。
上長からの指導もあり、以下の点に気を付けることで少しでも認識齟齬をなくし、やり取りをスムーズに行えるよう心掛けています。
情報を省略しない
いままでは、情報連携の際にこのことはわかっているから伝わるだろう、や、メールの本文が長くなりすぎるのは読むのが大変だろう、という変な気を遣って、本来の目的である正しく伝えることを無視したメールの本文を考えていました。
しかし、目的は「正しく伝える」ことです。読みやすくても正しく伝わっていなければ、意味がありません。
そのことを教わってからは、まず第一に正しく伝わるかどうかを意識してメールの本文を考えるようになりました。
資料をつける
メールには文章しか書けません。
どうしても文章だけでは、伝えられる内容に限界があります。
そういった場合には、Excelなどのドキュメントを用意して、お互いの認識のずれが少なくなるようにしています。
画面のキャプチャや図がひとつあるだけでも、伝わり方は全然違います。
直接会話（電話）を行う
これは時と場合によっては出来ないこともありますが、もっとも効果的だと感じました。
メールやチャットなどで事前に情報連携や相談内容を伝えた上で、直接会話をします。
直接のコミュニケーションは、細かい認識のずれも互いに確認しやすく、やはり文章よりも認識を合わせやすく感じています。
最後に
心掛けていても、正しく伝えるということはなかなかうまく出来ません。
これからもリモートワークによって気軽に相談が出来ない環境が続くと思いますが、この業界はコミュニケーションがとても大切だと感じています。
どうしたら正しく伝わるのか、これからも意識して正確なコミュニケーションがとれるように頑張りたいです。
出来ていない人も多いと思うので、参考にしてもらえればと思います。
